ارتبط تأسيس هذه الدائرة ارتباطاً وثيقاً بنظام التجنيد الإلزامي ومحاولة تطبيق قوانين الخدمة الإجبارية في الدولة العثمانية وولاياتها المختلفة، وكانت مهمة هذه الدائرة تنحصر في تسجيل المواليد والوفيات وتدوين البيانات العائلية والشخصية لمواطني الدولة التي تخص الزواج والطلاق ومحل السكن وتاريخ الميلاد وغيرها من المعلومات المهمة التي تساعد في حصر وتحديد المواطنين المكلفين بالخدمة العسكرية.
وقد تم فتح دائرة النفوس في بغداد في عهد الوالي "مدحت باشا" وكانت ترتبط بالشعبة الثانية من دائرة أركان حرب الفيلق السادس والتي اقتصر وجودها على بغداد فقط، وفي عام ۱۸۸6 م صارت هذه الدائرة تعرف ب نظارة النفوس، وتم فتح فروع لها في بقية مراكز الألوية والاقضية في الولاية.
أما في لواء كربلاء فكان الملاك الوظيفي لهذه الدائرة يضم مدير الدائرة (مأمور النفوس) وكاتباً واحداً، وكان مدير النفوس يُعين من قبل الحكومة العثمانية في اسطنبول، وكان الملاك الوظيفي لهذه الدائرة على النحو الآتي:
المصدر/ موسوعة كربلاء الحضارية، المحور التاريخي، قسم التاريخ الحديث والمعاصر، الوثائق العثمانية، ج7، ص161-162.
